POLITIQUE DE CONFIDENTIALITE DESTINEE AUX CANDIDATS
PrĂ©ambuleÂ
Le Règlement gĂ©nĂ©ral sur la protection des donnĂ©es (« RGPD ») vient complĂ©ter la lĂ©gislation en matière de protection des donnĂ©es Ă caractère personnel (ci-après, « donnĂ©es personnelles »).Â
Pour votre information, une donnée personnelle correspond à toute information relative à une personne physique identifiée ou identifiable, directement ou indirectement, par référence à un numéro d'identification ou à un ou plusieurs éléments qui lui sont propres (nom, prénom, adresse, e-mail, numéro de téléphone, parcours professionnel, etc.).
Un traitement de donnĂ©es personnelles dĂ©signe toute opĂ©ration sur ce type de donnĂ©es (collecte, stockage, transmission, suppression, etc.) que cela soit sur papier ou informatique.Â
Le Responsable de Traitement est la personne qui détermine les finalités de chaque traitement et les moyens de sa mise en œuvre. Le Sous-traitant est la personne qui traite des données personnelles pour le compte du Responsable de Traitement.
La protection de vos donnĂ©es est, pour nous, une prioritĂ©. Aussi, dans un souci de transparence, la prĂ©sente Politique de ConfidentialitĂ© a pour objectif notamment de vous expliquer pourquoi les donnĂ©es personnelles des candidats Ă une offre d’emploi sont collectĂ©es et traitĂ©es par ORNIKAR en sa qualitĂ© de Responsable de Traitement (et par les agences et cabinets de recrutement partenaires agissant en qualitĂ© de Responsables de Traitement conjoints, le cas Ă©chĂ©ant) comment celles-ci sont traitĂ©es, quels sont les droits dont vous disposez sur vos donnĂ©es et comment vous pouvez les exercer.Â
La prĂ©sente Politique de ConfidentialitĂ© peut ĂŞtre modifiĂ©e Ă tout moment, toute modification prenant effet immĂ©diatement. Par consĂ©quent, nous vous invitons Ă consulter rĂ©gulièrement notre Politique, accessible sur le site internet, afin de vous tenir informĂ© de la dernière version en ligne applicable.Â
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A quelles fins sont collectĂ©es vos donnĂ©es ? Â
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Les donnĂ©es collectĂ©es sont nĂ©cessaires pour permettre au service des Ressources Humaines et aux responsables de service d’ORNIKAR concernĂ©s par la candidature de rĂ©pondre aux finalitĂ©s suivantes :Â
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Evaluation de la capacité du candidat à occuper l’emploi proposé (traitement et examen des candidatures, organisation et gestion des entretiens le cas échéant) ;
Vérification des références d’un candidat le cas échéant ;
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Gestion des Ă©changes avec le candidat pour l’informer des suites donnĂ©es Ă sa candidature ;Â
RĂ©alisation de tests de personnalitĂ©, le cas Ă©chĂ©ant ;Â
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Constitution d’une CVthèque afin de reprendre contact avec le candidat, si son profil correspond Ă l’une de nos recherches futures ;Â
Gestion des demandes d’exercice des droits qui sont reconnus aux candidats au titre de la règlementation applicable au traitement des données personnelles.
De façon générale, vos données ne sont jamais traitées à des fins incompatibles avec celles pour lesquelles elles ont été collectées, sauf accord préalable de votre part.
ORNIKAR peut faire appel Ă des agences et cabinets de recrutement qui mettent en Ĺ“uvre des traitements visant Ă faciliter le recrutement, notamment grâce Ă un algorithme de sĂ©lection (recherche par mots clĂ©s ou par critères : nombre d’annĂ©es d’expĂ©rience, niveau du dernier diplĂ´me obtenu, langues parlĂ©es, etc.).Â
- En application du RGPD, ces traitements permettent de prendre des décisions automatisées et constituent une opération de profilage produisant des effets juridiques à l'égard des personnes physiques. Les décisions prises par le biais de cet algorithme peuvent potentiellement mettre les personnes concernées dans une situation de désavantage ou aboutir à leur exclusion des bénéfices d’un contrat de travail. A ce titre, nous vous informons que les agences et cabinets de recrutement auxquels nous faisons appel sont légalement et contractuellement soumis à l’obligation de mener une analyse d’impact sur la protection des données personnelles. Nous vous informons également que vous disposez de droits spécifiques attachés à ce type de traitements (cf. Art. 5.1 de la présente Politique).
Quelles sont les donnĂ©es que nous collectons ?Â
- Nous collectons et traitons différents types de données personnelles vous concernant :
Les données personnelles que vous nous communiquez directement :
- Celles contenues dans votre Curriculum Vitae et votre lettre de motivation que vous transmettez à ORNIKAR dans le cadre d'une candidature spontanée ou d’une candidature à une offre d'emploi,
Celles que vous partagez lors d’un ou plusieurs entretiens préalable(s) à une éventuelle embauche.
Les données personnelles que nous collectons indirectement :
- Des donnĂ©es peuvent nous ĂŞtre transmises par des organismes tiers dans le cadre de la gestion des recrutements :Â
- Données communiquées par les agences et cabinets de recrutement qui agissent en qualité de Responsables de Traitement conjoints aux côtés d’ORNIKAR (Curriculum Vitae, lettre de motivation, comptes-rendus d’entretien, tests de personnalité, tests techniques et/ou tests de connaissances le cas échéant, etc.),
- DonnĂ©es librement accessibles sur les rĂ©seaux sociaux professionnels (LinkedIn),Â
- Données collectées auprès de votre environnement professionnel (vérifications de références auprès des employeurs précédents, auprès des organismes ayant délivrés vos diplômes et certifications, etc.).
Sur quel fondement juridique repose les traitements de vos donnĂ©es ? Â
La vĂ©rification des capacitĂ©s des candidats Ă occuper l’emploi Ă pourvoir, plus prĂ©cisĂ©ment, le traitements et l’examen des candidatures ainsi que l’organisation et la gestion des entretiens et des Ă©changes avec les candidats retenus sont rĂ©alisĂ©s sur la base de l’exĂ©cution de mesures prĂ©contractuelles.Â
La vérification des références, la gestion des échanges avec un candidat pour l’informer d’une suite négative donnée à sa candidature et la constitution de la CVthèque reposent sur la base des intérêts légitimes d’ORNIKAR.
- Enfin, le traitement des demandes d’exercice des droits qui vous sont reconnus au titre de la règlementation applicable au traitement des données personnelle repose sur la base d’une obligation légale à laquelle est soumise ORNIKAR.
Combien de temps sont conservĂ©es vos donnĂ©es ?Â
En cas d’issue nĂ©gative Ă une candidature, et sauf accord formel du candidat autorisant une durĂ©e de conservation plus longue, ORNIKAR conserve les CV et lettres de motivation des candidats non retenus pour une durĂ©e maximale de 2 ans Ă compter du dernier contact. PassĂ© ce dĂ©lai, les donnĂ©es pourront ĂŞtre archivĂ©es pendant 5 ans Ă compter de l’issue du processus de recrutement, Ă des fins exclusivement probatoires, pour assurer notre dĂ©fense en cas d’un Ă©ventuel contentieux.Â
Les éventuels tests et compte-rendu d’entretien sont conservés pour une durée maximale de 2 ans maximum.
En cas d’embauche, les donnĂ©es relatives au nouveau collaborateur sont conservĂ©es conformĂ©ment Ă la politique de conservation des donnĂ©es personnelles des salariĂ©s applicable au sein d’ORNIKAR.Â
- Pour de plus amples informations sur les durĂ©es de conservation de vos donnĂ©es, vous pouvez vous rapprocher de l’agence ou du cabinet auquel vous avez envoyĂ© votre candidature ou du DPO d’ORNIKAR (Cf. Art. 5.2 de la prĂ©sente Politique) qui transmettra votre demande Ă l’agence ou au cabinet de recrutement, le cas Ă©chĂ©ant. Â
Quels sont vos droits et comment les exercer ?Â
Vos droits sur vos données
Droit d’accès Ă vos donnĂ©esÂ
Vous pouvez obtenir d’ORNIKAR la confirmation que vos donnĂ©es sont ou ne sont pas traitĂ©es et, lorsqu'elles le sont, l'accès Ă l’ensemble des donnĂ©es et informations qu’elle dĂ©tient.Â
Droit de rectification de vos donnĂ©esÂ
Vous pouvez obtenir d’ORNIKAR, dans les meilleurs dĂ©lais, la rectification des donnĂ©es vous concernant qui seraient inexactes ou erronĂ©es. Vous pouvez Ă©galement demander que vos donnĂ©es soient complĂ©tĂ©es, le cas Ă©chĂ©ant.Â
Droit Ă l’effacement de vos donnĂ©esÂ
En cas d’issue nĂ©gative Ă une candidature, vous pouvez demander la destruction de votre dossier.Â
D’une manière gĂ©nĂ©rale, et dans le respect des dispositions lĂ©gales applicables, vous pouvez demander l'effacement, dans les meilleurs dĂ©lais, de vos donnĂ©es, si notamment, vous estimez que le traitement rĂ©alisĂ© par ORNIKAR sur vos donnĂ©es n’est plus nĂ©cessaire au regard des finalitĂ©s pour lesquelles elles ont Ă©tĂ© collectĂ©es.Â
Droit d’oppositionÂ
Vous pouvez vous opposer Ă ce que vos donnĂ©es soient utilisĂ©es par ORNIKAR pour un objectif prĂ©cis. Vous devez alors mettre en avant des raisons tenant Ă votre situation particulière.Â
Droit Ă la limitation du traitement de vos donnĂ©esÂ
- Vous pouvez demander à ORNIKAR de conserver vos données sans pouvoir les utiliser, dans l’un des cas suivants :
- Vous contestez l’exactitude des donnĂ©es utilisĂ©es par ORNIKAR,Â
- Vous vous opposez à ce que vos données soient traitées,
En cas d’usage illicite si vous vous opposez Ă leur effacement,Â
Vous en avez besoin pour la constatation, l'exercice ou la défense de droits en justice.
Droit de ne pas faire l'objet d'une décision fondée exclusivement sur un traitement automatisé (y compris le profilage)
Vous disposez du droit de ne pas faire l'objet d'une dĂ©cision fondĂ©e exclusivement sur un traitement automatisĂ©. Cela signifie que lorsqu’un Responsable de Traitement met en Ĺ“uvre un tel traitement, vous pouvez obtenir du lui une intervention humaine, exprimer votre point de vue et contester la dĂ©cision.Â
ORNIKAR ne rĂ©alise pas de tels traitements mais transmettra votre demande Ă l’agence ou au cabinet de recrutement partenaire l’ayant rĂ©alisĂ©, le cas Ă©chĂ©ant.Â
Droit de donner des directives post mortemÂ
Vous avez la possibilité de définir des directives relatives à la conservation, à l'effacement et à la communication de vos données après votre décès. Ces directives définissent la manière dont vous souhaitez que soient exercés, après votre décès, vos droits sur vos données. Vous pouvez nous transmettre ces directives en vous adressant au DPO d’ORNIKAR (Cf. Art. 5.2) mentionnant en objet « Directives post mortem ». Vous pouvez, à tout moment, modifier ou révoquer vos directives.
Droit d’introduire une rĂ©clamation auprès de la CNILÂ
- Si vous considérez que vos droits ne sont pas respectés ou que la protection de vos données n’est pas assurée conformément au RGPD, vous pouvez, à tout moment, introduire une réclamation auprès d'une autorité de contrôle compétente (en France, la CNIL), directement sur le Site de la CNIL ou par voie postale à : CNIL - 3 Place de Fontenoy - TSA 80715 - 75334 PARIS CEDEX 07.
- L’exercice de vos droits
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- Pour exercer l’un de vos droits, adressez votre demande :
Par mail Ă Â :  donneespersonnelles@ornikar.com Â
Par courrier Ă Â : 170 Boulevard de la Villette, Paris (75019), France
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Toute demande doit prĂ©ciser, en objet, le motif de la demande (exercice du droit d’accès, d’opposition, etc.) et la sociĂ©tĂ© concernĂ©e par la demande. Si vous avez postulĂ© auprès d’une agence ou d’un cabinet de recrutement partenaire, nous vous remercions de bien vouloir prĂ©ciser l’identitĂ© de ce partenaire. La demande doit Ă©galement prĂ©ciser l’adresse Ă laquelle doit parvenir la rĂ©ponse. Pour exercer vos droits, vous devez justifier de votre identitĂ© par tout moyen. Lorsqu’ORNIKAR aura des doutes raisonnables quant Ă votre identitĂ©, il peut vous ĂŞtre demandĂ© de fournir des informations supplĂ©mentaires nĂ©cessaires pour confirmer votre identitĂ©.Â
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ORNIKAR vous adressera sa rĂ©ponse dans un dĂ©lai maximum d’un (1) mois, Ă compter de la date de rĂ©ception de votre demande. Ce dĂ©lai peut toutefois ĂŞtre prolongĂ© de deux (2) mois supplĂ©mentaires en raison de la complexitĂ© et du nombre de demandes.Â
- Si vous estimez, après avoir contacté ORNIKAR, que vos droits Informatique et Libertés ne sont pas respectés, vous pouvez adresser une réclamation auprès d'une autorité de contrôle compétente (en France, la CNIL), directement sur le Site de la CNIL ou par voie postale à : CNIL - 3 Place de Fontenoy - TSA 80715 - 75334 PARIS CEDEX 07.
Champs obligatoiresÂ
- Les champs indiquĂ©s par un astĂ©risque dans nos formulaires sont obligatoires. La non-fourniture de rĂ©ponse Ă ces champs est susceptible de compromettre le traitement de votre candidature. L’obligation de fourniture des donnĂ©es demandĂ©es est contractuelle, car nĂ©cessaire Ă l’exĂ©cution de mesures prĂ©contractuelles rĂ©alisĂ©es Ă votre demande.Â
Avec qui partageons-nous vos donnĂ©es ?Â
- Vos données sont principalement destinées aux services internes d’ORNIKAR chargés des recrutements et aux prestataires dûment habilités à les traiter agissant en qualité de sous-traitants ou de co-responsables tels que : Team Tailor, Central Test, cabinet de recrutement, cabinet d’intérim, etc.
Vos données sont-elles transférées hors UE ?
Les serveurs d’ORNIKAR sont hĂ©bergĂ©s sur des serveurs sĂ©curisĂ©s situĂ©s au sein de l’Union EuropĂ©enne (UE) et de l’Espace Economique EuropĂ©en (EEE). Â
Si vos données venaient à être transférées hors de l’UE et de l’EEE, par le biais de nos sous-traitants notamment, nous apporterions une attention toute particulière à ce que ces derniers traitent vos données dans le plus strict respect de la règlementation en vigueur en matière de protection des données personnelles. Dans le cas où ces derniers seraient situés dans un pays ne faisant pas l’objet d’une décision d’adéquation par la Commission Européenne, reconnaissant un niveau de protection équivalent à celui prévu par l’Union Européenne, un contrat-type sera rédigé afin de se conformer au modèle établi par la Commission Européenne.
- Pour plus d’informations au sujet de l’hĂ©bergement et des lieux de traitements de vos donnĂ©es personnelles rĂ©alisĂ©s par les agences et cabinets de recrutement partenaires, en leur qualitĂ© de Responsables de traitement conjoints, veuillez-vous reporter Ă leurs politiques de confidentialitĂ©.Â
Comment sécurisons-nous le traitement vos données ?
Nous mettons en Ĺ“uvre les mesures techniques, physiques et organisationnelles nĂ©cessaires au vu de la gravitĂ© et de la vraisemblance des risques encourus pour assurer la sĂ©curitĂ© et la confidentialitĂ© de vos donnĂ©es lors de leur collecte, de leur traitement et de leur transfert.Â
Lorsque nous faisons appel Ă des prestataires agissant en qualitĂ© de sous-traitants pour traiter tout ou partie de vos donnĂ©es, nous nous engageons Ă vĂ©rifier qu’ils prĂ©sentent des garanties suffisantes pour assurer la protection des donnĂ©es personnelles qui leur sont confiĂ©es et Ă leur faire signer des clauses conformes Ă l’article 28 du RGPD.Â
Lorsque nous faisons appel Ă des prestataires partenaires agissant en qualitĂ© de Responsables de Traitement conjoints, nous nous engageons Ă conclure des accords conformes aux dispositions de l’article 26 du RGPD et Ă mettre les grandes lignes dudit accord Ă la disposition des personnes concernĂ©es par le biais de la prĂ©sente Politique de ConfidentialitĂ©.Â
En cas de violation de donnĂ©es Ă caractère personnel, c'est-Ă -dire en cas d’incident de sĂ©curitĂ©, d’origine malveillante ou non et se produisant de manière intentionnelle ou non, ayant comme consĂ©quence de compromettre l’intĂ©gritĂ©, la confidentialitĂ© ou la disponibilitĂ© de vos donnĂ©es personnelles, nous nous engageons Ă respecter les obligations suivantes selon le risque engendrĂ© par la violation des donnĂ©es :Â
- Documentation interne, dans le « registre des violations »
- Notification à la CNIL, dans un délai maximal de 72h
- Nous vous en informons dans les meilleurs délais
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Le « registre des violations » contient les éléments suivants :
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la nature de la violation ;
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les catégories et le nombre approximatif des personnes concernées ;
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les catégories et le nombre approximatif de fichiers concernés ;
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les conséquences probables de la violation ;
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les mesures prises pour remédier à la violation et, le cas échéant, pour limiter les conséquences négatives de la violation ;
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le cas Ă©chĂ©ant, la justification de l’absence de notification auprès de la CNIL ou d’information aux personnes concernĂ©es.Â
Pour autant, et conformément à la réglementation en vigueur, nous ne sommes pas tenus de vous informer d’une violation dans les cas suivants :
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vos données à caractère personnel sont protégées par des mesures les rendant incompréhensibles pour toute personne qui n'est pas autorisée à y avoir accès ;
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des mesures ont été prises afin que le risque ne soit plus susceptible de se matérialiser ;
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cette communication exige pour nous des efforts disproportionnés, notamment lorsque nous ne disposons d’aucun élément permettant de vous contacter pour vous en informer.
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Version en date du 12/07/2021
