POLITIQUE DE CONFIDENTIALITE DESTINEE AUX CANDIDATS
Préambule
Le Règlement général sur la protection des données (« RGPD ») vient compléter la législation en matière de protection des données à caractère personnel (ci-après, « données personnelles »).
Pour votre information, une donnée personnelle correspond à toute information relative à une personne physique identifiée ou identifiable, directement ou indirectement, par référence à un numéro d'identification ou à un ou plusieurs éléments qui lui sont propres (nom, prénom, adresse, e-mail, numéro de téléphone, parcours professionnel, etc.).
Un traitement de données personnelles désigne toute opération sur ce type de données (collecte, stockage, transmission, suppression, etc.) que cela soit sur papier ou informatique.
Le Responsable de Traitement est la personne qui détermine les finalités de chaque traitement et les moyens de sa mise en œuvre. Le Sous-traitant est la personne qui traite des données personnelles pour le compte du Responsable de Traitement.
La protection de vos données est, pour nous, une priorité. Aussi, dans un souci de transparence, la présente Politique de Confidentialité a pour objectif notamment de vous expliquer pourquoi les données personnelles des candidats à une offre d’emploi sont collectées et traitées par ORNIKAR en sa qualité de Responsable de Traitement (et par les agences et cabinets de recrutement partenaires agissant en qualité de Responsables de Traitement conjoints, le cas échéant) comment celles-ci sont traitées, quels sont les droits dont vous disposez sur vos données et comment vous pouvez les exercer.
La présente Politique de Confidentialité peut être modifiée à tout moment, toute modification prenant effet immédiatement. Par conséquent, nous vous invitons à consulter régulièrement notre Politique, accessible sur le site internet, afin de vous tenir informé de la dernière version en ligne applicable.
A quelles fins sont collectées vos données ?
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Les données collectées sont nécessaires pour permettre au service des Ressources Humaines et aux responsables de service d’ORNIKAR concernés par la candidature de répondre aux finalités suivantes :
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Evaluation de la capacité du candidat à occuper l’emploi proposé (traitement et examen des candidatures, organisation et gestion des entretiens le cas échéant) ;
Vérification des références d’un candidat le cas échéant ;
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Gestion des échanges avec le candidat pour l’informer des suites données à sa candidature ;
Réalisation de tests de personnalité, le cas échéant ;
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Constitution d’une CVthèque afin de reprendre contact avec le candidat, si son profil correspond à l’une de nos recherches futures ;
Gestion des demandes d’exercice des droits qui sont reconnus aux candidats au titre de la règlementation applicable au traitement des données personnelles.
De façon générale, vos données ne sont jamais traitées à des fins incompatibles avec celles pour lesquelles elles ont été collectées, sauf accord préalable de votre part.
ORNIKAR peut faire appel à des agences et cabinets de recrutement qui mettent en œuvre des traitements visant à faciliter le recrutement, notamment grâce à un algorithme de sélection (recherche par mots clés ou par critères : nombre d’années d’expérience, niveau du dernier diplôme obtenu, langues parlées, etc.).
- En application du RGPD, ces traitements permettent de prendre des décisions automatisées et constituent une opération de profilage produisant des effets juridiques à l'égard des personnes physiques. Les décisions prises par le biais de cet algorithme peuvent potentiellement mettre les personnes concernées dans une situation de désavantage ou aboutir à leur exclusion des bénéfices d’un contrat de travail. A ce titre, nous vous informons que les agences et cabinets de recrutement auxquels nous faisons appel sont légalement et contractuellement soumis à l’obligation de mener une analyse d’impact sur la protection des données personnelles. Nous vous informons également que vous disposez de droits spécifiques attachés à ce type de traitements (cf. Art. 5.1 de la présente Politique).
Quelles sont les données que nous collectons ?
- Nous collectons et traitons différents types de données personnelles vous concernant :
Les données personnelles que vous nous communiquez directement :
- Celles contenues dans votre Curriculum Vitae et votre lettre de motivation que vous transmettez à ORNIKAR dans le cadre d'une candidature spontanée ou d’une candidature à une offre d'emploi,
Celles que vous partagez lors d’un ou plusieurs entretiens préalable(s) à une éventuelle embauche.
Les données personnelles que nous collectons indirectement :
- Des données peuvent nous être transmises par des organismes tiers dans le cadre de la gestion des recrutements :
- Données communiquées par les agences et cabinets de recrutement qui agissent en qualité de Responsables de Traitement conjoints aux côtés d’ORNIKAR (Curriculum Vitae, lettre de motivation, comptes-rendus d’entretien, tests de personnalité, tests techniques et/ou tests de connaissances le cas échéant, etc.),
- Données librement accessibles sur les réseaux sociaux professionnels (LinkedIn),
- Données collectées auprès de votre environnement professionnel (vérifications de références auprès des employeurs précédents, auprès des organismes ayant délivrés vos diplômes et certifications, etc.).
Sur quel fondement juridique repose les traitements de vos données ?
La vérification des capacités des candidats à occuper l’emploi à pourvoir, plus précisément, le traitements et l’examen des candidatures ainsi que l’organisation et la gestion des entretiens et des échanges avec les candidats retenus sont réalisés sur la base de l’exécution de mesures précontractuelles.
La vérification des références, la gestion des échanges avec un candidat pour l’informer d’une suite négative donnée à sa candidature et la constitution de la CVthèque reposent sur la base des intérêts légitimes d’ORNIKAR.
- Enfin, le traitement des demandes d’exercice des droits qui vous sont reconnus au titre de la règlementation applicable au traitement des données personnelle repose sur la base d’une obligation légale à laquelle est soumise ORNIKAR.
Combien de temps sont conservées vos données ?
En cas d’issue négative à une candidature, et sauf accord formel du candidat autorisant une durée de conservation plus longue, ORNIKAR conserve les CV et lettres de motivation des candidats non retenus pour une durée maximale de 2 ans à compter du dernier contact. Passé ce délai, les données pourront être archivées pendant 5 ans à compter de l’issue du processus de recrutement, à des fins exclusivement probatoires, pour assurer notre défense en cas d’un éventuel contentieux.
Les éventuels tests et compte-rendu d’entretien sont conservés pour une durée maximale de 2 ans maximum.
En cas d’embauche, les données relatives au nouveau collaborateur sont conservées conformément à la politique de conservation des données personnelles des salariés applicable au sein d’ORNIKAR.
- Pour de plus amples informations sur les durées de conservation de vos données, vous pouvez vous rapprocher de l’agence ou du cabinet auquel vous avez envoyé votre candidature ou du DPO d’ORNIKAR (Cf. Art. 5.2 de la présente Politique) qui transmettra votre demande à l’agence ou au cabinet de recrutement, le cas échéant.
Quels sont vos droits et comment les exercer ?
Vos droits sur vos données
Droit d’accès à vos données
Vous pouvez obtenir d’ORNIKAR la confirmation que vos données sont ou ne sont pas traitées et, lorsqu'elles le sont, l'accès à l’ensemble des données et informations qu’elle détient.
Droit de rectification de vos données
Vous pouvez obtenir d’ORNIKAR, dans les meilleurs délais, la rectification des données vous concernant qui seraient inexactes ou erronées. Vous pouvez également demander que vos données soient complétées, le cas échéant.
Droit à l’effacement de vos données
En cas d’issue négative à une candidature, vous pouvez demander la destruction de votre dossier.
D’une manière générale, et dans le respect des dispositions légales applicables, vous pouvez demander l'effacement, dans les meilleurs délais, de vos données, si notamment, vous estimez que le traitement réalisé par ORNIKAR sur vos données n’est plus nécessaire au regard des finalités pour lesquelles elles ont été collectées.
Droit d’opposition
Vous pouvez vous opposer à ce que vos données soient utilisées par ORNIKAR pour un objectif précis. Vous devez alors mettre en avant des raisons tenant à votre situation particulière.
Droit à la limitation du traitement de vos données
- Vous pouvez demander à ORNIKAR de conserver vos données sans pouvoir les utiliser, dans l’un des cas suivants :
- Vous contestez l’exactitude des données utilisées par ORNIKAR,
- Vous vous opposez à ce que vos données soient traitées,
En cas d’usage illicite si vous vous opposez à leur effacement,
Vous en avez besoin pour la constatation, l'exercice ou la défense de droits en justice.
Droit de ne pas faire l'objet d'une décision fondée exclusivement sur un traitement automatisé (y compris le profilage)
Vous disposez du droit de ne pas faire l'objet d'une décision fondée exclusivement sur un traitement automatisé. Cela signifie que lorsqu’un Responsable de Traitement met en œuvre un tel traitement, vous pouvez obtenir du lui une intervention humaine, exprimer votre point de vue et contester la décision.
ORNIKAR ne réalise pas de tels traitements mais transmettra votre demande à l’agence ou au cabinet de recrutement partenaire l’ayant réalisé, le cas échéant.
Droit de donner des directives post mortem
Vous avez la possibilité de définir des directives relatives à la conservation, à l'effacement et à la communication de vos données après votre décès. Ces directives définissent la manière dont vous souhaitez que soient exercés, après votre décès, vos droits sur vos données. Vous pouvez nous transmettre ces directives en vous adressant au DPO d’ORNIKAR (Cf. Art. 5.2) mentionnant en objet « Directives post mortem ». Vous pouvez, à tout moment, modifier ou révoquer vos directives.
Droit d’introduire une réclamation auprès de la CNIL
- Si vous considérez que vos droits ne sont pas respectés ou que la protection de vos données n’est pas assurée conformément au RGPD, vous pouvez, à tout moment, introduire une réclamation auprès d'une autorité de contrôle compétente (en France, la CNIL), directement sur le Site de la CNIL ou par voie postale à : CNIL - 3 Place de Fontenoy - TSA 80715 - 75334 PARIS CEDEX 07.
- Pour exercer l’un de vos droits, adressez votre demande :
Par mail à : donneespersonnelles@ornikar.com
Par courrier à : 170 Boulevard de la Villette, Paris (75019), France
Toute demande doit préciser, en objet, le motif de la demande (exercice du droit d’accès, d’opposition, etc.) et la société concernée par la demande. Si vous avez postulé auprès d’une agence ou d’un cabinet de recrutement partenaire, nous vous remercions de bien vouloir préciser l’identité de ce partenaire. La demande doit également préciser l’adresse à laquelle doit parvenir la réponse. Pour exercer vos droits, vous devez justifier de votre identité par tout moyen. Lorsqu’ORNIKAR aura des doutes raisonnables quant à votre identité, il peut vous être demandé de fournir des informations supplémentaires nécessaires pour confirmer votre identité.
ORNIKAR vous adressera sa réponse dans un délai maximum d’un (1) mois, à compter de la date de réception de votre demande. Ce délai peut toutefois être prolongé de deux (2) mois supplémentaires en raison de la complexité et du nombre de demandes.
- Si vous estimez, après avoir contacté ORNIKAR, que vos droits Informatique et Libertés ne sont pas respectés, vous pouvez adresser une réclamation auprès d'une autorité de contrôle compétente (en France, la CNIL), directement sur le Site de la CNIL ou par voie postale à : CNIL - 3 Place de Fontenoy - TSA 80715 - 75334 PARIS CEDEX 07.
Champs obligatoires
- Les champs indiqués par un astérisque dans nos formulaires sont obligatoires. La non-fourniture de réponse à ces champs est susceptible de compromettre le traitement de votre candidature. L’obligation de fourniture des données demandées est contractuelle, car nécessaire à l’exécution de mesures précontractuelles réalisées à votre demande.
Avec qui partageons-nous vos données ?
- Vos données sont principalement destinées aux services internes d’ORNIKAR chargés des recrutements et aux prestataires dûment habilités à les traiter agissant en qualité de sous-traitants ou de co-responsables tels que : Team Tailor, Central Test, cabinet de recrutement, cabinet d’intérim, etc.
Vos données sont-elles transférées hors UE ?
Les serveurs d’ORNIKAR sont hébergés sur des serveurs sécurisés situés au sein de l’Union Européenne (UE) et de l’Espace Economique Européen (EEE).
Si vos données venaient à être transférées hors de l’UE et de l’EEE, par le biais de nos sous-traitants notamment, nous apporterions une attention toute particulière à ce que ces derniers traitent vos données dans le plus strict respect de la règlementation en vigueur en matière de protection des données personnelles. Dans le cas où ces derniers seraient situés dans un pays ne faisant pas l’objet d’une décision d’adéquation par la Commission Européenne, reconnaissant un niveau de protection équivalent à celui prévu par l’Union Européenne, un contrat-type sera rédigé afin de se conformer au modèle établi par la Commission Européenne.
- Pour plus d’informations au sujet de l’hébergement et des lieux de traitements de vos données personnelles réalisés par les agences et cabinets de recrutement partenaires, en leur qualité de Responsables de traitement conjoints, veuillez-vous reporter à leurs politiques de confidentialité.
Comment sécurisons-nous le traitement vos données ?
Nous mettons en œuvre les mesures techniques, physiques et organisationnelles nécessaires au vu de la gravité et de la vraisemblance des risques encourus pour assurer la sécurité et la confidentialité de vos données lors de leur collecte, de leur traitement et de leur transfert.
Lorsque nous faisons appel à des prestataires agissant en qualité de sous-traitants pour traiter tout ou partie de vos données, nous nous engageons à vérifier qu’ils présentent des garanties suffisantes pour assurer la protection des données personnelles qui leur sont confiées et à leur faire signer des clauses conformes à l’article 28 du RGPD.
Lorsque nous faisons appel à des prestataires partenaires agissant en qualité de Responsables de Traitement conjoints, nous nous engageons à conclure des accords conformes aux dispositions de l’article 26 du RGPD et à mettre les grandes lignes dudit accord à la disposition des personnes concernées par le biais de la présente Politique de Confidentialité.
En cas de violation de données à caractère personnel, c'est-à-dire en cas d’incident de sécurité, d’origine malveillante ou non et se produisant de manière intentionnelle ou non, ayant comme conséquence de compromettre l’intégrité, la confidentialité ou la disponibilité de vos données personnelles, nous nous engageons à respecter les obligations suivantes selon le risque engendré par la violation des données :
- Documentation interne, dans le « registre des violations »
- Notification à la CNIL, dans un délai maximal de 72h
- Nous vous en informons dans les meilleurs délais
Le « registre des violations » contient les éléments suivants :
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la nature de la violation ;
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les catégories et le nombre approximatif des personnes concernées ;
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les catégories et le nombre approximatif de fichiers concernés ;
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les conséquences probables de la violation ;
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les mesures prises pour remédier à la violation et, le cas échéant, pour limiter les conséquences négatives de la violation ;
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le cas échéant, la justification de l’absence de notification auprès de la CNIL ou d’information aux personnes concernées.
Pour autant, et conformément à la réglementation en vigueur, nous ne sommes pas tenus de vous informer d’une violation dans les cas suivants :
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vos données à caractère personnel sont protégées par des mesures les rendant incompréhensibles pour toute personne qui n'est pas autorisée à y avoir accès ;
-
des mesures ont été prises afin que le risque ne soit plus susceptible de se matérialiser ;
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cette communication exige pour nous des efforts disproportionnés, notamment lorsque nous ne disposons d’aucun élément permettant de vous contacter pour vous en informer.
Version en date du 12/07/2021
